Procédure Information et Communication

WTMF-Conseil - Critère 1.4 Qualiopi

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Formations Professionnelles

38 rue du docteur roux

94100 Saint-Maur-des-Fossés

📞 06 89 65 63 13

PROCÉDURE D'INFORMATION ET COMMUNICATION

Vers les Bénéficiaires de Formation

Critère 1 - Indicateur 4 : Conformité Qualiopi

"L'organisme démontre l'adaptation de ses modalités d'information et de communication aux publics concernés"

1. OBJECTIFS ET ENJEUX

🎯 Objectifs Principaux

  • •Garantir une information claire et transparente
  • •Adapter la communication aux différents publics
  • •Assurer un suivi personnalisé des apprenants
  • •Maintenir une relation de qualité

🎪 Enjeux Qualité

  • •Satisfaction client optimisée
  • •Réduction des malentendus
  • •Amélioration continue du service
  • •Conformité réglementaire

2. IDENTIFICATION DES PUBLICS CIBLES

Entreprises

  • • DRH et responsables formation
  • • Dirigeants PME
  • • Managers opérationnels
  • • Contrôleurs de gestion
Communication : Formelle, technique, axée ROI

Salariés

  • • Cadres financiers
  • • Entrepreneurs
  • • Freelances
  • • Porteurs de projet
Communication : Pratique, personnalisée, motivante

Demandeurs d'Emploi

  • • En reconversion
  • • Création d'entreprise
  • • Développement compétences
  • • Utilisant le CPF
Communication : Rassurante, accessible, encourageante

3. CANAUX DE COMMUNICATION ADAPTÉS

Communication Directe

Téléphone : 06 89 65 63 13

  • • Premier contact privilégié
  • • Réponse sous 4h max
  • • Horaires : 9h-17h (Lun-Ven)
  • • Entretien personnalisé

Rendez-vous en Face à Face

  • • Chez le client (priorité)
  • • Visioconférence possible
  • • Analyse des besoins approfondie
  • • Présentation personnalisée

Communication Écrite

Email : contact@wtmf-conseil.fr

  • • Réponse sous 24h garantie
  • • Envoi de documentation
  • • Suivi post-formation
  • • Confirmation des rendez-vous

Supports Écrits

  • • Programmes détaillés
  • • Plaquettes commerciales
  • • Devis personnalisés
  • • Attestations et certificats

4. PROCÉDURE DÉTAILLÉE PAR ÉTAPE

1 PREMIER CONTACT

Actions à Réaliser

  • ✓ Écoute active des besoins
  • ✓ Identification du profil client
  • ✓ Présentation WTMF-Conseil
  • ✓ Explication approche pédagogique

Délais et Modalités

  • ⏱️ Rappel sous 4h maximum
  • 📧 Email de confirmation envoyé
  • 📋 Questionnaire de besoins
  • 📅 Planification entretien

2 ANALYSE DES BESOINS

Entretien Approfondi

  • ✓ Questionnaire de positionnement
  • ✓ Analyse du contexte entreprise
  • ✓ Identification des objectifs
  • ✓ Contraintes et préférences

Documents Remis

  • 📄 Programme détaillé adapté
  • 💼 Plaquette commerciale
  • ⚖️ Conditions générales
  • 🏆 Références et témoignages

3 PROPOSITION COMMERCIALE

Éléments Inclus

  • ✓ Devis personnalisé détaillé
  • ✓ Programme adapté aux besoins
  • ✓ Planning et modalités
  • ✓ Méthodes pédagogiques

Informations Pratiques

  • 💰 Tarification transparente (1500€ moy.)
  • 💳 Modalités de financement
  • ⏰ Durées et horaires
  • 📍 Lieu de formation

4 CONFIRMATION ET PRÉPARATION

Formalisation

  • ✓ Convention de formation signée
  • ✓ Convocation envoyée
  • ✓ Livret d'accueil remis
  • ✓ Règlement intérieur fourni

Préparation Formation

  • 📚 Supports pédagogiques préparés
  • 🛠️ Matériel technique vérifié
  • 📋 Outils d'évaluation prêts
  • 📞 Contact formateur communiqué

5. ADAPTATIONS SPÉCIFIQUES PAR PUBLIC

Entreprises

Langage

Technique, ROI, performance, efficacité

Supports

Présentation PowerPoint, études de cas, métriques

Focus

Impacts business, gains de productivité

Salariés

Langage

Accessible, motivant, personnel

Supports

Fiches pratiques, témoignages, exemples concrets

Focus

Développement personnel, évolution carrière

Demandeurs d'Emploi

Langage

Rassurant, encourageant, simple

Supports

Guides étape par étape, FAQ détaillée

Focus

Employabilité, opportunités, financement

6. SUIVI ET AMÉLIORATION CONTINUE

📊 Indicateurs de Performance

Délai de première réponse < 4h
Taux de transformation prospects > 70%
Satisfaction communication > 4/5
Clarté informations > 4.5/5

🔄 Actions d'Amélioration

  • Enquête de satisfaction trimestrielle
  • Mise à jour supports selon retours
  • Formation équipe aux nouvelles pratiques
  • Digitalisation progressive des processus
  • Benchmark concurrentiel annuel

7. DOCUMENTS ET MODÈLES TYPES

📄 Documents Standard

Questionnaire de besoins
Plaquette commerciale
Programmes détaillés
Conditions générales
Livret d'accueil

✉️ Modèles d'Emails

Premier Contact

Remerciement, présentation, suite donnée

Envoi Proposition

Résumé entretien, proposition jointe, prochaines étapes

Relance Commercial

Rappel proposition, valeur ajoutée, incitation

Confirmation Formation

Logistique, contacts, rappel objectifs

8. RESPONSABILITÉS ET ORGANISATION

👥 Équipe WTMF-Conseil

William Taffoureau - Dirigeant

  • • Stratégie communication globale
  • • Validation supports commerciaux
  • • Relation clients grands comptes
  • • Suivi qualité communication

Franck Marie - Formateur Expert

  • • Contact direct prospects/clients
  • • Analyse besoins techniques
  • • Adaptation programmes formation
  • • Communication pédagogique

⚙️ Processus Qualité

Contrôle Qualité

Relecture croisée de toute communication externe

Archivage

Conservation 3 ans de tous échanges clients

Mise à Jour

Révision semestrielle des supports

Formation Équipe

Session annuelle techniques de communication